Las consignas inteligentes son herramientas sorprendentemente flexibles para asegurar equipos y administrar flujos de trabajo. Pueden beneficiar a cualquier negocio, desde un pequeño hotel local hasta una corporación multinacional de fabricación. Algunos sectores comerciales dependen en gran medida de las taquillas inteligentes para impulsar el crecimiento futuro.
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La flexibilidad de las consignas inteligentes los hace
adecuados para resolver los desafíos de almacenamiento y distribución en
cualquier industria, no solo en el comercio minorista. Pero no existe un plan
de gestión único para todos que todos puedan utilizar. Para implementar el
mejor sistema de consignas posible para su negocio, es útil comprender cómo
funcionan, qué pueden hacer y cómo otras empresas los han utilizado con éxito.
¿Qué son las consignas inteligentes?
Hemos explorado la historia de la tecnología inteligente en
el pasado. Hoy en día, la tecnología inteligente es cualquier producto con una
computadora integrada y un sistema de sensores que sea capaz de monitorearse a
sí mismo. A menudo, ese producto inteligente puede analizar sus propios datos
para realizar cambios de rendimiento automáticamente.
Los sistemas de consignas inteligentes son sistemas de
almacenamiento y distribución seguros con ese tipo de computadora y red de
sensores incorporada. Pueden ajustar sobre la marcha qué activos están
disponibles para cerrar sesión, señalar activos que necesitan reparación y
alertarle sobre irregularidades en el registro.
SmartLocker
Un casillero de almacenamiento tradicional puede contener
una computadora portátil, pero es posible que solo esté protegido con un código
PIN. Cualquiera con ese código puede tomar la computadora portátil en cualquier
momento. Por el contrario, un sistema de casillero inteligente almacena y, a
menudo, carga la computadora portátil mientras está inactiva. Su panel de
autenticación registra la persona que inicia o cierra la sesión de la
computadora portátil. Los gerentes pueden restringir los cierres de sesión por
persona o solo a determinados momentos. El casillero inteligente también puede
enviar alertas a los gerentes si una computadora portátil no se devuelve a
tiempo.
Componentes principales de las consignas inteligentes
Los casilleros
Ya sean inteligentes o no, los casilleros deben ser sistemas
de almacenamiento confiables. Desde el exterior, la mayoría de los sistemas de consignas inteligentes se parecen a los
casilleros de almacenamiento tradicionales. A menudo tienen puertas de
policarbonato transparente de alto impacto o de metal ventilado.
Panel de autenticación
Este es el primer componente que hace que un casillero sea
inteligente. Requerir que el personal se identifique individualmente le brinda
un control más estricto sobre quién puede acceder a equipos específicos.
La opción de autenticación más básica es el código PIN, pero
también es la opción menos segura. Los investigadores de seguridad han
descubierto que los códigos PIN son demasiado fáciles de adivinar para
atacantes determinados. De hecho, el 5% de las combinaciones de códigos PIN más
populares representan más de la mitad de todos los códigos PIN reales en uso en
todo el mundo.
Para entornos de mayor seguridad, hay otras opciones
disponibles. Estos incluyen tarjetas magnéticas, aplicaciones para teléfonos
inteligentes o escaneos biométricos, como escaneos de huellas dactilares,
faciales u oculares.
Vigilancia de contenido
Además de rastrear a los usuarios, un sistema de casilleros
inteligente también debe poder rastrear activos individuales. A esto se le
llama vigilancia de contenido. Una de las formas más confiables y rentables de
hacer esto es con etiquetas RFID pasivas.
Estas etiquetas se pueden adherir o incrustar en una amplia
variedad de materiales. Los casilleros inteligentes leen las etiquetas para
confirmar que se ha tomado o devuelto el activo correcto.
La vigilancia de contenido también se puede realizar
utilizando cables de carga USB integrados en los casilleros. Cuando se conectan
tabletas, teléfonos inteligentes y otros dispositivos electrónicos cargados por
estos cables, su identificación se transmite a los casilleros.
Software de gestión
Todos estos datos recopilados de las transacciones de
activos solo son útiles si se presentan de manera clara y concisa. El software
de gestión de activos reúne todos esos datos en un panel de control fácil de
leer. Estos portales de administración también son donde puede personalizar y
ver informes de usuarios y transacciones, que pueden ser útiles para el
cumplimiento normativo.
7 beneficios de usar taquillas inteligentes
1. Costos laborales reducidos
Los casilleros inteligentes automatizan todas las tareas que
requieren mucho tiempo y que vienen con la administración manual de activos,
como realizar transacciones, iniciar sesión y cerrar sesión y generar informes.
Esto libera al personal para un trabajo más productivo sin comprometer la
seguridad de su equipo.
2. Reducción de pérdidas de activos
Con el registro de transacciones 100% automatizado, no hay
riesgo de error humano. Cuando se informa que un dispositivo ha sido devuelto,
los supervisores siempre sabrán qué persona accedió a qué casillero en qué
momento exacto. Con la vigilancia de contenido, el casillero inteligente
también puede verificar automáticamente que se devolvió el dispositivo
correcto.
Los casilleros inteligentes también pueden enviar alertas a
los supervisores para que sepan cuando los dispositivos no se devuelven a
tiempo. Eso les permite comenzar a buscar de inmediato para que los
dispositivos se puedan recuperar más rápido.
3. Cumplimiento normativo automatizado
Si su organización necesita rastrear activos regulados o
sustancias controladas, los informes automatizados de casilleros inteligentes
son una forma eficiente de mantener el cumplimiento normativo. Los informes se
pueden personalizar para ayudarlo a obtener los datos correctos de los
casilleros durante las transacciones. Los terminales de acceso también pueden
equiparse con cámaras para grabar fotos del personal durante las transacciones
para una mayor responsabilidad.
4. Mejor conocimiento del uso de dispositivos
La vigilancia de contenido por cable y RFID le brinda una
vista detallada de cuándo, dónde y cómo se utiliza su equipo. Con el tiempo,
estos datos de uso recopilados le permiten ver las tendencias de rendimiento y
lo ayudan a identificar problemas comerciales a mayor escala. Los casilleros
inteligentes se convierten en fuentes de valiosa inteligencia empresarial.
5. Operaciones mejoradas
Los casilleros inteligentes pueden hacer más que un equipo
seguro. Sus funciones de comunicación y comentarios inteligentes permiten a las
empresas crear flujos de trabajo completamente nuevos. Por ejemplo, muchas
empresas que utilizan casilleros inteligentes para almacenar productos
electrónicos optan por designar un compartimento como casillero de
mantenimiento. Si una computadora portátil u otro dispositivo necesita
reparaciones al regresar, el usuario lo marca como dañado en el panel de acceso
y lo deposita en el casillero de mantenimiento. Esto activa un correo
electrónico automatizado a los técnicos con un informe de problema.
6. Siempre listo
Los casilleros inteligentes están diseñados para lugares de
trabajo con mucho tráfico y para trabajar en situaciones de emergencia. A
muchos usuarios nuevos les preocupa si podrán acceder al equipo durante los
cortes de electricidad, pero los casilleros inteligentes vienen con baterías de
respaldo que mantienen todas las funciones inteligentes funcionando incluso sin
energía.
Si ocurre una falla en la red, los casilleros inteligentes
continúan funcionando como lo hacían antes de la interrupción. Una vez que se
restablece el acceso a la red, los datos almacenados durante la interrupción se
envían de vuelta al software de gestión.
Los casilleros inteligentes también tienen funciones de
liberación de emergencia que los usuarios autorizados pueden activar desde PC o
dispositivos móviles, por lo que pueden ser utilizados por organizaciones que
necesitan una capacidad de respuesta rápida, como las fuerzas del orden o los
servicios de emergencia.
7. Fácilmente personalizable
Los sensores de vigilancia de contenido y el software de gestión son herramientas potentes y flexibles. Permiten que los casilleros inteligentes realicen algunas tareas de almacenamiento únicas. Por ejemplo, Real Time Networks trabajó con una aerolínea que necesitaba rastrear y asegurar los cuchillos de preparación de alimentos que su personal usaba en los aeropuertos.
